3 règles pour rester en contrôle de sa boîte de réception

Des changements récents dans mes projets professionnels, combinés avec la période des vacances pour plusieurs collègues en même temps, ont fait exploser le nombre de messages à traiter dans ma boîte de réception. Pendant un court (très court!) moment, j’en ai presque perdu le contrôle… Après plus de 18 mois de GTD assidu, on peut appeler ça une rechute.

Pour m’aider à ramener tout ça sous contrôle (sinon, on devient innefficace), je note et veux me souvenir que:

1. Une boîte de réception n’est pas un centre de référence, une liste de choses à faire ou un agenda. C’est simplement un lieu où les choses arrivent, pour transiter vers d’autres systèmes. Initule d’y accumuler les messages: une fois lus, compris et analysés (plus là-dessus le point suivant), il est temps de les classer – parfois dans la filière 13.

2. Nous ne sommes pas faits pour exécuter des tâches de natures complètement différentes en même temps. Comprendre l’essence des messages et ce à quoi ils servent, décider quand (et si) on va faire l’action requise, puis exécuter la tâche elle-même sont des choses différentes. Inutile d’essayer de mêler tout ça – sauf peut-être si la règle du 2 minutes s’applique.

3. Ça ne sert à rien de relever et lire ses messages aux 5 minutes. Évidemment, chacun a des fonctions qui imposent des rythmes différents (les makers et les managers ont probablement des optima différents sur la lecture des emails, par exemple), mais éviter de se défocusser trop fréquemment pour «voir ce qui vient d’arriver» est probablement bon pour tous. Une relecture de ce texte sur la qualité plutôt que la quantité est pertinente ici.

Mes outils préférés mis à l'épreuve

OU Comment produire des documents de qualité en un temps record!

Mes activités professionnelles m’ont amené récemment à m’impliquer dans un projet de rédaction de spécifications pour une application web. Je n’avais pas été impliqué dans le projet dès le départ, j’ai plutôt «dépanné» l’équipe suite au départ de la personne en charge de la rédaction. Les conditions n’étaient pas faciles: il ne restait qu’une semaine avant le livrable, je ne connaissais pas beaucoup le sujet, et nous avions une dizaine de documents totalisation plus d’une centaine de pages à produire.

Je me suis donc intégré à un workflow qui m’a permis de mettre certains de mes outils préférés à l’épreuve, et d’en découvrir des nouveaux.

L’étape créative

Pour chaque document, le cycle commençait par une séance d’idéation. On s’installait au tableau blanc et on dessinait un mindmap de base, qu’on enrichissait en cours de discussion, et qu’on complétait parfois de quelques dessins d’interface sommaires. En parallèle, nous prenions tous des notes plus détaillées directement dans un document partagé sous Google Docs, où on regroupait des observations, des commentaires, des liens vers des références importantes, etc.

Ici, le mindmap servait à s’assurer que nous avions la même compréhension de la structure que devait prendre ce que nous concevions, d’utiliser un même vocabulaire, et d’avoir des repères communs dans la discussion.

On fige le concept

Une fois la séance de travail créative terminée (typiquement après une heure ou deux), on figeait le concept. Quelques derniers ajustements sur le mindmap, puis on en prenait une photo sur le iPhone, et on traitait la photo dans l’application Whiteboard Capture, un outil qui nettoie les photos de tableau blanc.

La photo devenait notre «mémoire» de la discussion créative et était par la suite très utile lors de la rédaction.

Rédaction et enrichissement

Après les deux premières parties du processus, j’étais en mesure de m’isoler pour rédiger le document final. Avec la photo du mindmap comme référence générale et aide-mémoire sur la discussion, et toutes les notes dans le document partagé sous Google Docs comme point de départ, j’étais en mesure de me lancer dans un sprint de rédaction et de schématisation (et parfois de copier-coller direct de nos notes!).

Le document était enrichi de maquettes d’interfaces réalisées avec Balsamiq Mockups, une application spécialisée dans ce domaine. Ça faisait quelques années que je n’avais pas été impliqué dans la conception d’une interface, et j’ai constaté que Balsamiq Mockups rend la tâche encore plus intéressante. Une belle découverte de ce projet.

Une approche productive

Avec ce processus en place, nous avons été en mesure de livrer dans les délais requis des documents de qualité (évidemment, on peut douter de ma neutralité ici ;-)), bien structurés et bien illustrés. Évidemment, c’est surtout la préparation et la qualité de la réflexion de mes coéquipiers qui étaient impliqués dans le projet qui a permis d’y arriver, mais j’aime penser que les outils utilisés ont également eu un rôle là-dedans.

Les mindmaps ont été un support pour notre processus créatif, nous ont aidé à structurer nos idées et ont stimulé notre mémorisation. Whiteboard Capture nous a aidé à les conserver en version lisible et pratique. Google Docs nous a permis de construire en collaboration et en temps réel un document de base pour la rédaction. Balsamiq Mockups a donné un twist visuel aux documents en un temps record.