Utilisation de Remember The Milk pour implanter la méthode GTD

Je m’étais déjà promis d’écrire un court texte sur mon utilisation de Remember The Milk dans mon implantation de la méthode GTD et je n’ai jamais pris le temps de le faire. Or, j’ai reçu récemment une question d’un ami…

D’abord je vois que tu partages souvent des liens sur le système GTD de David Allen.  J’ai récemment lu le livre et j’essaye de me mettre à ce système de gestion de l’efficacité.  Je me demandais quel outils tu utilisais, c’est que je cherche quelque chose d’universellement accessible (genre web-based) qui pourrait être synchronisable avec mon téléphone.  T’as une suggestion?  J’ai essayés quelques trucs, mais je n’ai rien trouvé de vraiment satisfaisant.

Je saute sur l’occasion d’appliquer les principes du manifeste pour compléter des projets et je copie ma réponse directement ici, sans modification… ce n’est pas parfait et pas adapté à un article «propre», mais ça a le mérite d’être publié!

Voici donc ma réponse à la question précédente.

Je suis effectivement addict depuis environ 1 an et demi. Pour être bien honnête, je n’ai pas lu Getting Things Done au complet, j’ai décroché avant la fin, quand il commence à parler de la façon dont il étiquette les dossiers. Trop spécifique pour moi. J’ai toutefois lu son plus récent bouquin, Making It All Work, du début à la fin et j’ai adoré. J’aime l’idée d’un approche systématique (et non pas d’un système) qu’on peut adapter à sa façon.

Pour répondre à ta question, mon outil principal pour implanter GTD est Remember The Milk (RTM). C’est un outil très bien fait qui permet de faire un nombre illimité de listes très personnalisables. On peut assigner des étiquettes («tags») à chaque tâche et créer des listes évoluées à partir de critères de recherche. C’est un outil web based qui s’utilise dans un navigateur et qui a une option pour être utilisé hors ligne (dans un navigateur qui supporte Google Gears). Pour l’utilisation du téléphone, les tâches peuvent être synchronisées avec des applications externes. Dans mon cas, je suis très satisfait de la synchronisation avec l’application iPhone, et il existe des versions pour Blackberry et appareils Windows Mobile.

J’utilise RTM pour les projets au niveau runway et à 10000 pieds. À d’autres niveaux, je me limite à des documents plus simples (dans mon cas, des mindmaps, mais ce pourrait être n’importe quoi). Si pour une raison ou une autre tu n’aimes pas RTM, une alternative intéressante est Toodledo.

Évidemment, GTD ne se limite pas aux listes, mais j’assume que c’était le sens de ta question… en complément aux listes, il faut évidemment un agenda. Avec les mêmes critères, c’est Google Agenda qui me semble parfait.

Importer ses tâches Microsoft Outlook dans Remember The Milk

Il y a quelques mois, j’ai quitté MS Outlook pour d’autres outils de productivité - les outils de Google (Calendar, Contact et GMail) et de Mozilla (Thunderbird) pour les outils «de base», Evernote pour les notes et Remember the Milk (RTM) pour les tâches.

Le côté le plus compliqué (ou le moins simple) a été de récupérer les quelques centaines de tâches planifiées dans Outlook pour les migrer vers RTM. Après avoir considéré quelques options, il s’est avéré que la stratégie gagnante était un court script en VBA qui envoie les tâches dans l’adresse entrante du compte RTM.

Comme c’est un peu moins évident que de configurer Google Calendar Sync pour le calendrier d’Outlook, j’ai pensé rendre le code disponible sur le web.. Voici donc le code pour exporter toutes les tâches non complétées sur une plage de dates définie, à partir de Microsoft Outlook, vers Remember the Milk.

Sub ExporteTachesARTM()   

' section tirée des exemples de l'aide de VB pour Outlook
Dim myolApp As Outlook.Application
Dim myNamespace As  Outlook.NameSpace
Dim myTasks As Outlook.MAPIFolder
Dim myFolder As  Outlook.MAPIFolder
Dim Item As TaskItem
Set myolApp =  CreateObject("Outlook.Application")
Set myNamespace =  myolApp.GetNamespace("MAPI")
Set myTasks = myNamespace.Folders(3).Folders(9)  
   ' ici, j'ai dû trouver par tâtonnement les valeurs 3 et le 9, 
   ' spécifiques à mon fichier Outlook un peu bizarre après 
   ' plusieurs années et quelques changements de versions 
   ' -- une méthode plus "propre" est disponible - voir l'aide de VBA

' constantes
Dim LimitePassee,  LimiteFuture
Dim CRLF
LimitePassee = Date - 365  ' un  an en arrière
LimiteFuture = Date + 3 * 365 ' 3 ans en avant
CRLF = Chr(13) +  Chr(10)

' variables utilisees pour l'itération
Dim nomTache,  dateDue, catego, notes, texte, emessage   
Dim compte
compte = 0   

For Each Item In  myTasks.Items
 If (Item.StartDate > LimitePassee) _ 
    And  (Item.StartDate < LimiteFuture) _
    And (Not Item.Complete)  Then
 compte = compte +  1
 nomTache =  Item.Subject
 dateDue =  Item.DueDate
 catego =  Item.Categories
 notes =  Item.Body

 texte = "Due: " + Str(dateDue) +  CRLF
 texte = texte + "Tags: " +  catego + CRLF + "List: Travail" _ 
    + CRLF + "---" +  notes

 ' création du email pour envoyer  la tâche
 Set emessage =  CreateItem(olMailItem)
 With  emessage
 .To = "votreadresse@rmilk.com"
 .Subject =  nomTache
 .Body =  texte
 .Send
 End  With
 End If
Next Item   'MsgBox (compte)

End Sub

La macro conserve la date d’échéance, la note associée à la tâche, et transforme la catégorie Outlook en tag dans RTM. Ça a très bien fonctionné dans mon cas - entre 300 et 400 tâches ont été migrées.

Pour l’utiliser, il faut l’ajouter à vos macros Outlook, personnaliser quelques valeurs (les variables pour la plage de dates et votre adresse d’inbox de RTM) et la lancer. Il est probable que ça prenne plusieurs minutes avant que toutes les tâches apparaissent dans Remember The Milk.

Je ne connais pas trop le licences disponibles pour ce type de code et ne suis même pas certain qu’un bout de script comme ça en mérite une, mais pour anticiper les questions, je le partage selon les termes de CC 2.5. Si quelqu’un l’utilise, j’apprécierais évidemment le savoir.